Як зміниться ваш офіс після карантину + чек-лист по поверненню співробітників

Пандемія нового типу вірусу перевернула з ніг на голову трудові будні офісних співробітників у всьому світі. Офіси компаній спорожніли: хтось із роботодавців перевів роботу в онлайн, хтось закрився на час карантину, а є і ті, кому зовсім довелося зупинити діяльність.

Якщо ваша компанія відноситься до перших двох категорій, яким пощастило «залишитися на плаву», то вже зараз вам потрібно задуматися про повернення до офісу і бути готовими до того, що звичний офісний простір неодмінно зміниться. Точніше, вам, HR-фахівцям, якраз і потрібно буде його змінити.

Неминучі зміни в кожному офісі

Дорогою до офісу

Швидше за все, дверні ручки, кнопки ліфту та інші поверхні в подальшому також будуть сприйматися, як потенційні розсадники бактерій і вірусів. Подбайте про те, щоб ваші співробітники якнайменше контактували з цими предметами. Якщо у вас є можливість вплинути на це питання, задумайтеся про встановлення дверей, які відкриваються автоматично.

Що стосується ліфтів, то вже в лютому 2020 року компанія Huawei оголосила про розробку рішення, за допомогою якого можна викликати ліфт через мобільний додаток. Ймовірно, цю тенденцію підхоплять і інші світові компанії і створять більше можливостей для безконтактної поїздки в ліфті.

В кінці березня в Естонії вже відкрили першу безконтактну офісну будівлю. Тепер орендарі можуть відкривати двері, викликати ліфт і встановлювати температуру повітря через спеціальний додаток на смартфоні.

Велика кухня і багато особистого простору

Open space, який давно став звичним способом організувати робочий простір, схоже, стане частиною історії. Єдине, що ви можете зробити зі своїм великим офісом, це поставити безліч високих роздільників, які створять особистий простір для кожного співробітника в форматі мінімум 2х2 метра.

Якщо ви вже запланували міняти орендодавця, придивіться до варіантів з просторою кухнею, не тісними коридорами і безліччю окремих робочих місць. А ще не забувайте про мітинг-руми, площа яких тепер також повинна стати більше.

Flexible-офіси та санітайзери

Багато з цих змін в дизайні офісів насправді лише прискорили впровадження тенденцій в сфері нерухомості, що існували задовго до пандемії.

За результатами дослідження Emerging Trends in Real Estate, 79% респондентів ще на початку 2020 року погодилися, що офісна нерухомість найближчим часом буде затребувана в концепції flexible-просторів.

Дійсно, деякі роботодавці через економічну кризи воліють скоротити витрати на оренду або шукати коворкінг, залишивши довгострокові варіанти.

У будь-якому випадку, до офісів уже змінився ряд вимог. Крім наявності простору, важливо підтримувати чистоту робочих місць, виділяючи бюджет на клінінг і дезінфікуючі засоби.

Звичайно, такі зміни зможуть впровадити далеко не всі компанії. Частина керівників вважатиме правильним залишити своїх співробітників працювати з дому і повністю перейти на віддалений формат роботи.

Робота з дому як нова норма для компаній

Згідно з опитуванням DOU, 92,4% українських працівників перейшли на віддалену роботу, і тільки 10,6% мріють повернутися в офіс після завершення карантину.

До карантину деякі компанії розглядали віддалений формат роботи своїх співробітників. Недавнє дослідження PWC показало, що близько 50% компаній очікують зниження продуктивності під час пандемії через віддалену роботу.

У той же час, в опитуванні DOU співробітники стверджують, що 47% практично не бачать різниці між роботою вдома і в офісі, а 23,9% вважають, що працюють продуктивніше.

Оскільки карантин ще триває, робити висновки про зниження або підвищення продуктивності співробітників поки що рано. Але те, що віддалений формат роботи ще в минулому році вже був трендом в HR, не можна заперечувати. Як і послуги фрілансерів, яких через економічну кризу стало значно більше. Ринок пропонує роботодавцям хороших фахівців за демократичними цінами, які, в свою чергу, не мають потреби в організації офісного простору, витратах на каву або корпоративних івентах. Можливо, результати дослідження Intuit про те, що в 2020 році 40% робочих процесів компаній будуть реалізовані фрілансерами все ж таки стануть реальністю.

В які офіси ми повернемося?

Компанії, яких не так сильно торкнуться наслідки економічної кризи через COVID-19, в будь-якому випадку можуть залишити частину співробітників працювати з дому за їхнім бажанням або найняти фрілансерів. Це означає, що офіс незабаром набуде зовсім інші риси: в ньому буде більше особистого простору і менше зон, де співробітники збираються групами. Офіс стане імовірніше центром корпоративної культури, куди співробітники будуть приходити на важливі заходи або ж на неформальні зустрічі, щоб відчути причетність і командний дух.

«Хоча їм може знадобитися менше місця, тому що деякі люди можуть виконувати частину своєї роботи віддалено, їм також може знадобитися більше простору для забезпечення дотримання соціальної дистанції», — вважає Джулі Уїлан, глава відділу досліджень в Північній і Південній Америці компанії з обслуговування комерційної нерухомості CBRE.

Таким чином, частина компаній буде залишати офіси, а інша частина орендувати ще більше приміщень, щоб розширити простір. Але в CBRE відзначають, що поки через пандемію коронавіруса і заходів для її стримування, попит на оренду офісів знизився, а частка вільних приміщень тільки зростає. Компанія також стверджує, що офісна нерухомість більш адаптивна до змін, на відміну від інших типів нерухомості, таких як готелі та ритейл.

Чек-лист: як повернути співробітників в офіси

1. Перш за все, проведіть опитування в компанії. Дізнайтеся у співробітників, як вони бачать свою роботу в подальшому і чи хочуть повертатися в офіс.

2. Підготуйте офіс:

• Додайте більше простору: приберіть зайві меблі та предмети декору.
• Організуйте просторі робочі місця.
• Забезпечте офіс санітайзерами і миючими засобами.
• Збільште кількість клінінгових заходів з додаванням дезінфікуючих засобів.
• Провітрюйте приміщення вранці та ввечері під час відсутності співробітників 20 хвилин, і кожну годину-півтори на кілька хвилин відкривайте кватирки.
• Підтримуйте вологість повітря за допомогою зволожувачів, стежте, щоб вона становила від 60 до 40%.
• Поповніть свою аптечку масками і безконтактними термометрами.
• Подбайте про те, щоб співробітники ходили по офісу в змінному взутті.
• Обладнайте шафу для верхнього одягу з дверима, що закриваються.
• Підходьте до продуктів на кухні по-новому: замість розсипного чаю — пакетований, замість печива на столі — солодощі в окремих упаковках.
• Простежте, щоб кожен співробітник мав свою чашку і одноразові столові прибори.
• Встановіть сміттєві баки, що закриваються, і щодня утилізуйте відходи.

3. Повертайте співробітників в офіс по відділах. Так ви уникнете скупчення великої кількості людей в місцях загального користування.

4. Обговоріть з керівником можливість ввести гнучкий робочий день, щоб час приходу і відходу з офісу не відбувався у всіх співробітників в один і той же момент.

5. Робіть упор на турботу про здоров'я співробітників:

• Закуповуйте продукти, які містять вітаміни і підвищують імунітет.
• Дозволяйте співробітникам частіше робити перерви і вставати з-за робочих місць, щоб порухатися.
• Слідкуйте за атмосферою в командах: вирішуйте конфлікти і стресові ситуації, які призводять до вигорання і проблем зі здоров'ям.
• Якщо співробітник захворів, йому потрібно залишатися вдома — це повинно стати правилом у кожній компанії. Героїчні виходи на роботу з температурою 37,7 ° C вже не актуальні. Тому, зробіть все, щоб у вашій компанії взяти оплачуваний лікарняний було легко і просто. В наш час самоізоляція хворих рятує як життя, так і бізнеси.

Офіс, що неодмінно зміниться

Все змінюється, і на цей раз офісних просторів теж торкнулися зміни. Ми можемо тільки припускати, перебуваючи на карантині, наскільки сильно зміняться наші трудові будні. Саме HR-фахівці, як першопроходці, братимуть нові рішення і створюватимуть тренди в цій унікальній ситуації, з якою ніхто і ніколи ще не стикався.

• Робота з дому